Delovni zvezek je sestavljen iz enega ali več delovnih listov. Vsi delovni listi so shranjeni v eni datoteki.
Privzeto se ob zagonu programa za urejanje preglednic odpre vsaj en delovni list. Razdeljen je na pravokotnike, ki jih pravimo celice ali tudi polja. Obrobe celic so navidezne, označujejo samo meje celic.
Delovni list odpremo s klikom na njegov zavihek. Ime lista, na katerem se trenutno nahajamo, se izpiše s krepko pisavo.
Vsak delovni list je sestavljen iz nekaj sto ali več stolpcev ter nekaj tisoč ali celo milijon vrstic. Stolpci in vrstice so opremljeni z oznako:
Stolpci so označeni s črkami od A do Z, nato pa naprej s kombinacijami dveh črk, kot na primer AA, AB, AC (v nekaterih programih lahko tudi s kombinacijami treh črk).
Vrstice so oštevilčene s celimi števili od 1 dalje.
Na vsak list lahko torej napišemo podatke v več milijonov celic. Več o celicah v gradivu Celica in področje celic.
Po izbranem listu se pomikamo z miško ali s tipkami na tipkovnici:
Premikamo se lahko tudi z drsnikom, ki se navadno nahaja na dnu zaslona:
Ime delovnega lista je zapisano na zavihku lista na dnu zaslona. Privzeta imena so določena z kot List in zaporedno številko lista, na primer List1, List2...
Programi za urejanje preglednic nam omogočajo upravljanje z delovnimi listi:
Preimenovanje delovnih listov
Delovni list lahko preimenujemo na dva načina:
dvojno kliknemo na zavihku lista in vtipkamo novo ime,
z desnim klikom na zavihku lista izberemo ukaz PREIMENUJ.
Dodajanje delovnih listov
Delovni list lahko dodamo na dva načina:
s klikom na znak plus, ki je zapisan desno od zavihkov delovnih listov,
ali z desnim klikom na zavihku lista in ukazom VSTAVI.
Brisanje delovnih listov
Če želimo delovni list izbrisati, izberemo ukaz IZBRIŠI. Program nas obvesti, da je izbris trajen:
Skrivanje delovnih listov in barvanje zavihkov
Delovni list lahko skrijemo (ukaz SKRIJ) ali obarvamo njegov zavihek:
Premikanje ali kopiranje delovnih listov
Premikanje ali kopiranje deovnih listov zahteva nekaj več razlage, zato je operacija pojasnjena v svojem poglavju.
Vrstni red delovnih listov je mogoče zelo enostavno spremeniti. Delovni list, ki ga želimo premakniti, z zavihkom odvlečemo na želeno mesto.
Kopiranje delovnega lista poteka na isti način, le da med vlečenjem miške držimo pritisnjeno tipko CTRL, kar omogoča kopiranje. Lahko pa izberemo tudi ukaz KOPIRAJ na zavihku delovnega lista.
Delovni list pa lahko premaknemo ali kopiramo tudi v drugo datoteko s preglednico.