Programi za urejanje preglednic omogočajo:
enostaven vnos in oblikovanje podatkov,
hitre obdelave podatkov, računanje s formulami in funkcijami,
iskanje in zamenjavo podatkov,
pripravo grafičnih ponazoritev,
enostavno izmenjavo podatkov z drugimi programi,
zahtevnejše finančne, statistične in druge obdelave podatkov.
Prav zaradi velike uporabnosti uporabljamo preglednice koristno in pogosto za enostavne ali zahtevne matematične izračune, za vodenje financ, za grafično prikazovanje podatkov, za analizo zbranih podatkov, za enostavne simulacije in druge rešitve.
Pri uporabi preglednic usklajujemo različna teoretična znanja in spretnosti.
V programih za urejanje preglednic imamo na razpolago veliko število funkcij. Za vsako funkcijo se skriva niz osnovnih matematičnih operacij, ki delujejo nad obravnavanimi podatki. Prednost uporabe funkcij je hitrost in natančnost obdelave podatkov.
Merilni rezultat lahko izrazimo z vrednostjo fizikalne veličine in mersko enoto. Uporabljati smemo mednarodni sistem merskih enot SI (Systeme international d'unites) s pripadajočimi množilnimi in delilnimi predponami.
S preglednicami lahko podatke tudi grafično prikažemo.